Zawieszenie działalności gospodarczej to narzędzie, które umożliwia przedsiębiorcom czasowe przerwanie prowadzenia firmy, bez konieczności likwidacji jej działalności. Jest to szczególnie korzystne rozwiązanie w sytuacjach takich jak problemy finansowe, sezonowość działalności, czy inne okoliczności, które uniemożliwiają bieżące prowadzenie przedsiębiorstwa. W czasie zawieszenia przedsiębiorca nie prowadzi aktywnej działalności, jednak wciąż musi regulować zobowiązania powstałe przed momentem zawieszenia oraz może podejmować pewne działania mające na celu zabezpieczenie źródła przychodów. Rodzi się więc pytanie: jakie wydatki ponoszone w okresie zawieszenia mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu?
Kto może zawiesić działalność?
Zgodnie z przepisami ustawy Prawo przedsiębiorców, przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą ma prawo zawiesić działalność, pod warunkiem, że nie zatrudnia pracowników. Warto jednak podkreślić, że istnieją wyjątki od tej reguły. Zawieszenie działalności jest możliwe również w przypadku przedsiębiorców zatrudniających wyłącznie pracowników przebywających na:
- urlopie macierzyńskim,
- urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego,
- urlopie wychowawczym,
- urlopie rodzicielskim.
Jeżeli działalność jest prowadzona w formie spółki cywilnej, zawieszenie jest możliwe wyłącznie wówczas, gdy wszyscy wspólnicy podejmą decyzję o zawieszeniu działalności. Warto również zwrócić uwagę, że przedsiębiorcy wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego mają ograniczenie czasowe na zawieszenie działalności – mogą to zrobić maksymalnie na 24 miesiące. Przedsiębiorcy zarejestrowani w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) mogą natomiast zawiesić działalność na czas nieokreślony, pod warunkiem, że okres zawieszenia nie będzie krótszy niż 30 dni.
Czynności dopuszczalne w okresie zawieszenia działalności
Zawieszenie działalności gospodarczej nie oznacza całkowitego zamknięcia działalności. Przepisy umożliwiają przedsiębiorcy wykonywanie pewnych czynności w okresie zawieszenia, które mają na celu zachowanie i zabezpieczenie źródła przychodów. Zgodnie z art. 25 ust. 2 ustawy Prawo przedsiębiorców, w trakcie zawieszenia przedsiębiorca może:
- przyjmować należności i regulować zobowiązania powstałe przed zawieszeniem,
- rozwiązywać zawarte wcześniej umowy,
- zbywać środki trwałe i wyposażenie firmy,
- uczestniczyć w postępowaniach sądowych, podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością,
- wykonywać obowiązki wynikające z przepisów prawa,
- osiągać przychody finansowe (z wcześniejszych działań),
- zostać poddanym kontroli,
- powołać lub odwołać zarządcę sukcesyjnego.
Zawieszenie wyklucza jednak możliwość prowadzenia bieżącej działalności i osiągania z tego tytułu przychodów. Co za tym idzie, przedsiębiorca nie może świadczyć usług, sprzedawać produktów ani prowadzić działań marketingowych związanych bezpośrednio z działalnością. Mimo tego, może on ponosić pewne wydatki, które mogą zostać uznane za koszty podatkowe, jeśli są one niezbędne do zabezpieczenia źródła przychodów.
Koszty uzyskania przychodu podczas zawieszenia działalności
Przepisy podatkowe nie określają jednoznacznie pełnego katalogu wydatków, które można uznać za koszty uzyskania przychodu w okresie zawieszenia działalności. Kluczowe jest jednak to, aby ponoszone wydatki miały na celu zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. W praktyce oznacza to, że pewne stałe koszty ponoszone przez przedsiębiorcę mogą być uznane za koszty podatkowe, mimo zawieszenia działalności. Do najczęstszych wydatków kwalifikujących się do kosztów podatkowych w takim okresie zaliczają się:
- koszty ochrony majątku firmy – np. opłaty za monitoring czy ochronę,
- podatek od nieruchomości – związany z własnością lokalu lub nieruchomości używanych w działalności,
- polisy ubezpieczeniowe – szczególnie te, które mają na celu ochronę majątku firmowego,
- koszty napraw awarii – jeśli awaria dotyczy składników majątku, które są istotne dla funkcjonowania działalności po jej wznowieniu.
Ponadto, przedsiębiorca ma prawo regulować zobowiązania powstałe przed zawieszeniem. Do takich wydatków zaliczają się:
- opłaty za najem lokalu,
- rachunki telefoniczne – niezbędne do utrzymania firmowych numerów telefonicznych,
- opłaty za media – związane z funkcjonowaniem biura,
- raty leasingowe,
- odsetki za prowadzenie rachunku bankowego.
Każdy wydatek poniesiony w okresie zawieszenia musi jednak zostać odpowiednio udokumentowany oraz uzasadniony jako niezbędny dla zabezpieczenia przyszłych przychodów. Organy skarbowe mogą bowiem weryfikować, czy dany wydatek był celowy, a przedsiębiorca musi być w stanie udowodnić jego związek z działalnością.
Wydatki wyłączone z kosztów uzyskania przychodu w okresie zawieszenia
Mimo że w okresie zawieszenia można ponosić pewne wydatki, które zostaną uznane za koszty podatkowe, istnieją też ograniczenia. Do głównych wydatków, które nie mogą zostać zaliczone do kosztów w okresie zawieszenia, należą:
- odpisy amortyzacyjne – w okresie zawieszenia działalności przedsiębiorca powinien wstrzymać amortyzację składników majątku,
- zakup towarów handlowych – ze względu na brak możliwości dokonywania sprzedaży w trakcie zawieszenia, zakup towarów nie jest uznawany za konieczny dla zabezpieczenia źródła przychodów,
- koszty promocji i reklamy – działania marketingowe mające na celu pozyskanie nowych klientów nie są uznawane za niezbędne w okresie zawieszenia, gdy przedsiębiorca nie prowadzi sprzedaży ani świadczenia usług.
Warto również pamiętać, że każdy wydatek musi spełniać ogólne kryteria zaliczenia do kosztów podatkowych, czyli być związany z prowadzoną działalnością oraz mieć na celu osiągnięcie, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.
Podsumowanie
Zawieszenie działalności gospodarczej to elastyczne narzędzie pozwalające przedsiębiorcom na przerwę w prowadzeniu firmy bez konieczności jej likwidacji. W okresie zawieszenia przedsiębiorca wciąż może ponosić pewne wydatki, które – jeśli są uzasadnione – mogą stanowić koszty uzyskania przychodu. Należy jednak pamiętać o odpowiednim udokumentowaniu ponoszonych kosztów oraz ich racjonalnym uzasadnieniu. Pomimo zawieszenia działalności, przedsiębiorca musi w dalszym ciągu dbać o zabezpieczenie źródła przyszłych przychodów, aby firma mogła sprawnie funkcjonować po wznowieniu działalności.
